Технологии улучшения бухгалтерского учета

Новации

МЕМОРАНДУМ О ПЕРЕХОДЕ НА ЭДО

(электронный документооборот)

Предлагаем клиентам AG, находящимся на обслуживании и их контрагентам перейти на ЭДО. Сотрудники AG обучены осуществлять этот переход. Подключение занимает не более 1 часа, обмен занимает считанные минуты. Данный меморандум несет силу оповещения и предложения.

Технологические преимущества решения:

1.Уменьшится состав отгрузочных документов, подлежащих хранению в бумажном виде

Достаточно передать транспортные накладные лицу, принимающему товар для передачи ему товара в определенном количестве. Получатель товара, представители Покупателя с момента передачи товара отвечают лишь за его транспортировку. Представители Покупателя в момент получения груза не принимают решений по цене и не согласовывают их. Покупка совершается лицами, уполномоченными покупателями и руководителями компаний на совершение этих действий. Данный порядок говорит о том, что при передаче груза формировать «закрывающие» документы (Торг-12, УПД, сч/ф) с целью передачи их получателю товара не обязательно и можно смело переходить на передачу их в электронном виде Покупателю.

При подписи актов в случае оказания услуг вопрос о полномочиях получателя акта стоит также как и при передаче товара. Не все получатели акта отвечают за приемку качества услуг, оказанных работ. 

2. Усиление силы подписи товарной накладной

Если получатель товара ставит подпись под «закрывающими» документами, то вместе с этим такой представитель в силу объема своих полномочий редко способен ответить за приемку товара по цене и качеству (особенно технические сложного). Он отвечает только за приемку товара по типу (роду, виду, цвету и т.д.). Соответственно документ переданный в организацию-получателя по ЭДО и подписанный ключом (ЭЦП) организации имеет большую юридическую значимость в товарных отношениях, а не только в вопросах приемки товара.

При оказании услуг контрагентам, имеющим ЭЦП, подключение по ЭДО удобно, поскольку существенно упрощает документооборот.

3. Быстрое восстановление наличия первичных документов в учете

Документы могут быть утрачены сторонами товарных отношений в бумажном виде, при том как товарный документ, переданный по каналам связи может быть просмотрен неоднократно и в любой момент времени. Такой документ юридически значим и полностью заменяет «бумажный».

4. Документ в бухучете может быть применен только после его подписи ЭЦП

Гарантия, что документ перед применением в бухгалтерском учете контрагента получит юридически-значимую подпись и это увидит его отправитель —  безусловная. Не нужно вести отдельно ручной учет документов на предмет “подписан или не подписан”. Это обеспечивается использованием системы ЭДО.

5. Единообразие номенклатуры

С номенклатурой товаров исполнители часто работают неправильно ввиду трудоемкости процесса. Это часто приводит к неправильному размещению товарно-материальных ценностей по счетам бухгалтерского учета и их списанию. При передаче документов на товар (на услугу) по ЭДО, номенклатура отправителя может быть принята “1в1” автоматически.

Очень удобно для вновь созданных организаций, поскольку номенклатура в бухгалтерском учете еще совсем не сформирована. Ее не придется сопоставлять.

6. Увеличивается скорость работы бухгалтеров и менеджеров по продаже ТРУ, при обработке данных

Особенно это актуально при торговых операциях приемки товара для последующей реализации. В производственной деятельности это имеет точность учета списываемых в производство приобретенных ТМЦ. 

7. Сокращение площадей архивов, сотрудников их обслуживающих

Удобство с отсроченным эффектом при постепенной замене бумажных документов электронными.  Не нужно содержать архивы в формате помещений внушительных размеров для хранения бумаг, сотрудников для их обслуживания (в том числе обеспечивающих сохранность и пожарную безопасность). Компаниям с закрытой системой документооборота достаточно купить 1-2 сервера и воспользоваться услугами системного администратора для разовой настройки инфраструктуры. Сервера занимают небольшую площадь и быстро окупаются, а сисадмин нужен не часто и его услуги не будут стоить дорого.

8. Уменьшение штата

Переход на ЭДО способен уменьшить размер штата бухгалтерии или направить работу штата в более полезное русло, н-р, в более тщательный расчет налогов.  Переход на ЭДО сократит штат курьеров и финансовые затраты на почту, транспортные расходы (также подлежащие учету) ориентировочно на 70-85%. Стоимость услуг Оператора ЭДО устанавливается Вашими Операторами связи (тарифы по среднегодовому количеству отправок). Ориентировочно 10-30 руб за документ. К сравнению: почта 300 руб, курьер 900 руб.

9. Оптимизация процессов

Менеджеры еще упорнее займутся продажами и контактами с клиентами, руководители служб компаний — налаживанием бизнес-процессов в компании и ревизией участков работы.

Работа будущего должна меньше всего походить на работу по обслуживанию “бумаг”!

При положительном принятии решения, свяжитесь с сотрудником компании ALLTERRA

Новации

СОВРЕМЕННЫЙ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ

Бухгалтерия сегодня представлена ответственной и кропотливой работой, а главный бухгалтер — это операционный гарант спокойствия руководителя компании и собственника бизнеса

Ведение бухгалтерского учета представляет собой своевременное формирование полной и достоверной информации о деятельности организации, её имущественном положении, учитывает систему налогообложения, а также количество работников и объем операций. Работа бухгалтера заключается в обработке первичной документации, проверке контрагентов, проведении сверки с ними, формировании счет-фактур, проведении сверки с налоговой, фондами, в расчете налогов (налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, налога на добавленную стоимость, налога на прибыль, имущественного налога, торгового сбора и многих других). В целом бухгалтер осуществляет ведение бухгалтерского и налогового учета. По результатам проведения учетных операций формируется налоговая и бухгалтерская отчетность.  Это порядка 40 отчетов в год. Сегодня отчеты от организаций получают Пенсионный фонд России, Федеральная налоговая служба России, Фонд социального страхования, Управления статистики и другие государственные органы и учреждения. Наши многочисленные наблюдения показали, что к сожалению, не каждый бухгалтер компании, находящийся в штате компании, и его работа подходят под профессиональный стандарт главного бухгалтера. Наука бухгалтерского учета сегодня очень сильно устарела, устарели образовательные стандарты, они давно не успевают за потребностями бизнеса и времени. Мы беремся за восстановление бух.учета в компаниях, ставим технологию учета “с нуля”, проводим аудиты после работы предыдущего бухгалтера. Мы исправили недостатки классического бухгалтерского учета в своей работе.

Мы накопили опыт бухгалтерского учета в строительстве, торговле дорогостоящими товарами и в рознице, в производстве и общественном питании, в учете перевозок автомобильным транспортом и в сервисах по организации авиа- и ж/д перевозок. Работаем с товаро-экспортными операциями и возмещаем НДС. Готовим бухгалтерскую, налоговую, управленческую, финансовую и специализированную отчетность. Ставим контракты ВЭД на валютный контроль.